개인정보 처리방침
서원 세무회계(이하 "사무소")는 「개인정보 보호법」 제30조에 따라 정보주체의 개인정보를 보호하고 관련 고충을 신속하게 처리하기 위하여 다음과 같이 개인정보 처리방침을 수립·공개합니다.
적용 범위 — 이 방침은 사무소가 수행하는 세무·기장 대리 업무 전체(방문·전화·메일·메신저로 받는 자료 포함), 홈페이지(seowontax.kr), 사무소 내부 업무 시스템에서 처리하는 개인정보에 적용됩니다.
제1조 개인정보의 처리 목적
사무소는 다음 목적으로 개인정보를 처리하며, 목적 외 용도로 이용하지 않습니다. 목적이 바뀌는 경우 「개인정보 보호법」 제18조에 따라 필요한 조치를 합니다.
- 세무·기장 대리 — 세금 신고, 장부 작성, 증빙 관리, 세무 상담
- 급여·원천세·연말정산 대리 — 거래처의 근로자·소득자에 대한 원천징수 신고, 지급명세서 제출, 연말정산
- 거래처 관리·응대 — 위임계약 체결·이행, 문의 회신, 안내 발송
- 상담 문의 처리 — 홈페이지·전화·카카오·소개 등으로 받은 문의의 회신과 상담 준비
- 사무소 내부 운영 — 업무 배정·진행 관리, 임직원 인사·근태 관리
- AI 보조 처리 — 자료 요약·분류, 문서 초안, 통화의 음성-문자 변환(제7조)
- 홈페이지 개선 — 방문 통계 확인(제11조)
제2조 처리하는 개인정보의 항목
| 정보주체 | 항목 |
|---|---|
| 거래처(고객) | 상호, 성명·대표자명, 사업자등록번호, 주민등록번호, 전화번호, 이메일, 주소, 계좌·환급계좌, 위임·기장에 필요한 세무 서류·증빙 |
| 거래처의 근로자·소득자·부양가족 (거래처가 제공) | 성명, 주민등록번호(외국인등록번호), 근무·지급 기간, 급여·소득 금액, 연말정산 공제 자료(부양가족의 성명·주민등록번호·관계, 보험료·의료비·교육비 등 증빙) |
| 상담 문의자 | 홈페이지: 상담 유형, 성함, 휴대폰, 문의 내용(사업 상담은 업종·연 매출 구간·현재 세무사 유무 추가), 유입 경로, 동의 일시·접속 IP / 전화·카카오·소개 문의: 성명, 연락처, 문의 내용, 필요 시 상호·사업자등록번호·이메일 |
| 상담·소통 기록 | 상담 내용, 업무 통화의 녹음과 전사본(음성을 문자로 옮긴 기록), 회의 녹음·회의록, 이메일(주소·본문·첨부), 카카오 상담톡으로 받은 메시지 |
| 임직원 | 성명, 이메일, 로그인 아이디, 전화번호, 생년월일, 근태·연차 기록, 알림 수신용 기기 정보 |
| 자동 생성 정보 | 업무 시스템 접속기록, 동의 이력, 오류 기록, 홈페이지 방문 통계(제11조) |
- 수집 방법: 계약·상담 과정에서 정보주체 또는 거래처로부터 직접 받음, 홈페이지 상담 신청, 전화·카카오·소개 문의, 사무소 메일·드라이브로 받은 자료, 사무소 대표번호와 업무용 휴대전화의 통화 녹음.
- 통화 녹음: 사무소는 업무 통화를 녹음합니다. 거래처로 확인된 통화는 음성을 문자로 옮겨(전사) 상담 기록으로 보관합니다. 개인 통화로 분류된 녹음은 전사하지 않고 사무소 기록에서 제외합니다.
- 주민등록번호: 「소득세법」 등 세법이 신고서·지급명세서에 기재를 요구하는 경우에 한해 처리하며(「개인정보 보호법」 제24조의2), 암호화하여 보관합니다.
- 민감정보: 연말정산 공제 증빙에는 건강에 관한 정보(의료비·장애인 공제 등)가 포함될 수 있습니다. 이는 세법에 따른 공제 신고에 필요한 범위에서만 처리합니다.
제3조 개인정보의 처리 및 보유 기간
① 사무소는 법령이 정한 기간 또는 정보주체에게 동의받은 기간 동안 개인정보를 보유하고, 기간이 끝나면 제8조에 따라 파기합니다.
② 항목별 보유 기간은 다음과 같습니다.
| 항목 | 보유 기간 |
|---|---|
| 세무 대리 자료(장부·증빙·신고서, 원천세·연말정산 자료 포함) | 해당 세금의 법정신고기한이 지난 날부터 5년(역외거래는 7년). 법령이 더 긴 보존을 정한 경우 그 기간 (「국세기본법」 제85조의3) |
| 거래처 정보, 상담 기록, 업무 메모, 거래처 통화 녹음·전사본, 회의 녹음·회의록 | 위임계약 종료 후 5년 |
| 상담 문의(계약으로 이어지지 않은 건) | 마지막 상담·연락일부터 1년 |
| 거래처로 확인되지 않은 통화 녹음 | 녹음일부터 1년 |
| 개인 통화로 분류된 녹음 | 분류 즉시 사무소 기록에서 제외, 사무소 저장소의 사본은 30일 이내 삭제 |
| AI 대화(업무 시스템의 AI 채팅) | 대화일부터 30일 |
| 업무 도우미(메신저 AI) 대화 원문 | 요약 후 7일 |
| 업무 도우미의 대화 요약 기록 | 작성일부터 1년 |
| 업무 도우미가 기억하는 사무소 업무 사항 | 필요가 없어질 때까지(연 1회 이상 검토해 삭제) |
| 업무 시스템 알림 | 90일 |
| 업무용 메신저(Slack) 메시지 | 1년 |
| 접속기록 | 2년 이상 보관하며, 생성일부터 5년이 지나면 파기 |
| 동의 이력 | 해당 동의와 관련된 상담·계약 기록의 보유 기간 동안 |
| 오류 기록 | 최대 90일 |
| 데이터베이스 백업본 | 백업일부터 90일 |
| 임직원 정보 | 퇴직 후 3년 (「근로기준법」 제42조), 업무 시스템 계정은 퇴직 시 사용 중지 |
| 홈페이지 방문 통계 | 제11조 |
③ 파기 대상이 된 정보도 ②의 백업본 보유 기간 동안은 백업본에 남아 있다가 함께 삭제됩니다. 백업본은 장애 복구에만 사용합니다.
제4조 개인정보의 제3자 제공
사무소는 정보주체의 동의, 법률의 특별한 규정 등 「개인정보 보호법」 제17조·제18조에 해당하는 경우에만 개인정보를 제3자에게 제공합니다. 세법에 따라 과세관청에 신고서·지급명세서 등을 제출하는 경우가 이에 해당합니다.
제5조 개인정보 처리업무의 위탁
사무소는 다음과 같이 개인정보 처리업무를 위탁합니다. 위탁계약에는 「개인정보 보호법」 제26조에 따른 사항(목적 외 처리 금지, 안전조치 등)을 포함하며, 수탁자가 안전하게 처리하는지 감독합니다.
| 수탁자 | 위탁 업무 |
|---|---|
| ㈜더존비즈온 (WEHAGO) | 회계·세무·급여 프로그램 운영(장부·신고·원천세 자료 처리) |
| Amazon Web Services, Inc. (서울 리전) | 서류 파일·백업본 보관 |
| ㈜LG유플러스 | 사무소 대표번호 통화 연결·녹음 보관 |
| ㈜리턴제로 | 통화 녹음의 음성-문자 변환 (재위탁: AWS 서울 리전) |
| ㈜카카오 | 카카오톡 채널 상담 메시지 수신 |
| Google LLC | 사무소 메일·드라이브(자료 수신·보관) |
| Slack Technologies, LLC | 업무 알림·사내 메신저 |
| Anthropic PBC | AI 보조 처리(요약·분류·문서 초안) |
| OpenAI, L.L.C. | AI 보조 처리(업무 도우미 기록 검색용 텍스트 변환) |
| Railway Corporation | 업무 시스템 서버·데이터베이스 운영 |
| Vercel Inc. | 홈페이지·업무 시스템 화면 운영, 홈페이지 방문 통계 |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | 업무 시스템 오류 기록 |
위탁 업무나 수탁자가 바뀌면 지체 없이 이 방침에 반영합니다.
제6조 개인정보의 국외 이전
① 사무소는 거래처·상담 문의자·임직원과의 계약 체결·이행에 필요한 처리위탁·보관을 위하여 아래와 같이 개인정보를 국외로 이전합니다. 이는 「개인정보 보호법」 제28조의8제1항제3호가목에 따라 같은 조 제2항의 사항을 이 방침에 공개하고 이전하는 것입니다.
② 거래처가 제공한 근로자·부양가족 등의 정보는 거래처와의 위임계약 이행에 필요한 범위에서 아래 업체(Google·Railway 등)에 보관될 수 있습니다. 사무소는 위임계약과 안내문을 통해 거래처가 이 사실을 해당 정보주체에게 알리도록 합니다.
| 이전받는 자 (연락처) | 국가 | 시기·방법 | 항목 | 목적 | 보유·이용 기간 |
|---|---|---|---|---|---|
| Google LLC (Google 개인정보 보호 담당자 문의 양식) | 미국 등 Google 시설이 있는 국가 | 메일 송수신·파일 저장 시 암호화 통신 | 메일 주소·본문·첨부, 드라이브 파일(거래처 자료, 통화 녹음 포함) | 메일·파일 보관 | 사무소가 삭제할 때까지(삭제 후 제공자 절차에 따라 완전 삭제) |
| Slack Technologies, LLC (privacy@slack.com) | 미국 | 알림·메시지 발생 시 암호화 통신 | 업무 알림(거래처 상호, 상담 문의자 성명·문의 요지 등), 사내 메시지 | 업무 알림·협업 | 제3조의 메신저 보유 기간 |
| Anthropic PBC (privacy@anthropic.com) | 미국(저장). 처리는 제공자가 운영하는 다른 국가에서 이뤄질 수 있음 | AI 기능 사용 시 암호화 통신 | 제7조의 범위 | AI 요약·분류·문서 초안 | 수신 후 30일 이내 삭제. 제공자의 이용정책 위반 여부 검토 대상이 된 경우 최대 2년(판정 점수는 최대 7년). AI 학습에 사용하지 않음 |
| OpenAI, L.L.C. (privacy@openai.com) | 미국 | 업무 도우미 기록 저장·검색 시 암호화 통신 | 업무 도우미 대화 요약·검색어(제7조의 정제 후) | 기록 검색용 텍스트 변환 | 남용 감시 기록으로 최대 30일 보관 후 삭제. AI 학습에 사용하지 않음 |
| Railway Corporation (privacy@railway.com) | 미국(서부) | 업무 시스템 사용 시 상시 | 업무 시스템에 저장되는 개인정보(제2조) | 서버·데이터베이스 운영 | 제3조의 보유 기간(위탁 종료 시 삭제) |
| Vercel Inc. (privacy@vercel.com) | 미국 등 | 홈페이지·업무 화면 접속 시 | 접속 정보, 방문 통계(제11조) | 화면 제공·방문 통계 | 접속 기록은 제공자 운영 기간, 방문 통계는 제11조 |
| Functional Software, Inc. / Sentry (compliance@sentry.io) | 미국 | 오류 발생 시 암호화 통신 | 오류 내용·요청 경로(개인정보가 포함될 수 있음) | 오류 확인·수정 | 최대 90일 |
③ 이전 거부: 국외 이전을 원하지 않으시면 개인정보 보호책임자(제12조)에게 알려 주세요. AI 처리·메신저 알림 등 국외 이전이 필수가 아닌 처리는 중단합니다. 다만 메일·업무 시스템 보관처럼 업무 수행에 꼭 필요한 이전을 거부하시면 해당 업무를 수행하기 어려울 수 있습니다.
④ 보호조치: 전송 구간 암호화, 접근권한 통제, AI 전송 전 자동 정제(제7조), 이전받는 자와의 표준계약조항(SCC) 등 계약상 보호조치를 적용합니다.
⑤ ①의 공개 사항이 바뀌는 경우(AI 제공자 추가·교체, 이전 항목 확대, 이전 국가 변경 등) 이 방침에 먼저 반영하고, 「개인정보 보호법」 제28조의8제3항에 따라 필요한 경우 정보주체에게 알리고 동의를 받습니다.
※ ㈜리턴제로(통화 전사)는 AWS 서울 리전에서 처리하므로 국외 이전에 해당하지 않습니다. 음성 원본은 변환 즉시, 변환 결과는 3일 이내 삭제되며 요청 기록은 1년 보관됩니다(리턴제로 개인정보 처리방침, 2026-09-01 시행). 리턴제로의 생성형 AI 부가 기능(국외 처리)은 사용하지 않습니다.
제7조 AI 처리에 관한 특칙
사무소는 AI를 업무 보조에만 쓰며, 개인정보를 최소한으로 전달합니다.
7-1. AI에 전달되는 정보 — 업무 처리에 필요한 범위의 업무 기록: 거래처 상호, 업종·과세유형 등 분류 정보, 담당자 성명, 업무 제목·일정, 상담 요약, 업무 메모 중 사무소가 AI 열람을 허용한 부분, 통화·회의의 전사본. 통화 음성 자체는 AI 업체에 보내지 않고 전사 업체(㈜리턴제로)에만 보냅니다.
7-2. AI에 전달되지 않는 정보
| 항목 | 방식 |
|---|---|
| 주민등록번호·전화번호·이메일·비밀번호 등이 저장된 칸 | AI가 조회할 수 없도록 제외 |
| 본문에 섞인 주민등록번호·계좌번호·사업자등록번호·전화번호·이메일 | 전송 직전 자동으로 가림 |
| 업무 메모 중 비공개로 표시한 부분 | 전달하지 않음 |
7-3. 자동 가림의 한계 — 자동 가림은 정해진 형식을 갖춘 번호·주소 형태만 찾아냅니다. 성명·주소처럼 형식이 정해지지 않은 정보는 걸러지지 않으며, 통화·회의 전사본에는 이런 정보가 포함될 수 있습니다.
7-4. 사람의 검토 — AI는 통화·회의 요약, 후속 확인 업무, 업무 메모 같은 사무소 내부 참고 기록을 자동으로 만들 수 있습니다. 그러나 세금 신고서 제출, 장부 확정, 거래처에 보내는 안내처럼 정보주체의 권리·의무에 영향을 주는 처리는 세무사 또는 직원이 검토·확정합니다. 사무소는 정보주체의 권리 또는 의무에 중대한 영향을 미치는 결정을 완전히 자동화된 시스템만으로 하지 않습니다. AI 처리 방식에 관한 설명은 제9조의 방법으로 요구할 수 있습니다.
제8조 개인정보의 파기
① 보유 기간이 지나거나 처리 목적이 달성된 개인정보는 지체 없이 파기합니다. ② 파기 절차: 보유 기간이 정해진 기록(AI 대화·알림 등)은 기간이 지나면 자동으로 삭제합니다. 그 밖의 파기 대상은 매월 목록으로 확인하고 개인정보 보호책임자의 승인을 거쳐 파기합니다. ③ 파기 방법: 전자 파일은 복구할 수 없는 방법으로 삭제하고, 종이 문서는 파쇄하거나 소각합니다. 화면에서 숨기는 처리(삭제 표시)는 파기가 아니며, 삭제 표시된 정보도 보유 기간이 끝나면 위 방법으로 파기합니다. ④ 법령에 따른 보존: 제3조의 세무 대리 자료는 「국세기본법」 제85조의3에 따라 보존하며, 다른 개인정보와 분리하여 보관합니다.
제9조 정보주체의 권리·의무 및 행사방법
① 정보주체는 언제든지 개인정보의 열람·정정·삭제·처리정지를 요구할 수 있고(「개인정보 보호법」 제35조~제37조), 자동화된 결정에 대해 설명 등을 요구할 수 있습니다(제37조의2). ② 개인정보 보호책임자(제12조)에게 전화·이메일·서면으로 요구하시면 지체 없이 조치합니다. 본인 또는 정당한 대리인이 요구할 수 있습니다. ③ 법령에 따라 보존해야 하는 정보는 삭제 요구가 제한될 수 있으며, 이 경우 그 사유를 알려 드립니다.
제10조 개인정보의 안전성 확보 조치
- 내부 관리: 개인정보 보호책임자 지정, 접근 권한을 업무에 필요한 최소 인원으로 제한
- 암호화: 주민등록번호·계좌번호는 암호화하여 저장, 비밀번호는 복원할 수 없는 방식으로 저장, 모든 통신 구간 암호화
- 접근 통제: 직원별 계정 발급, 서류 파일은 권한 있는 직원만 열람
- 접속기록: 업무 시스템 접속기록을 보관하고 점검
- AI 전송 최소화: 제7조의 제외·자동 가림
- 백업: 데이터베이스를 정기적으로 백업하고 실행 여부를 감시
제11조 개인정보 자동 수집 장치의 설치·운영 및 거부
① 홈페이지 방문 통계 — 홈페이지는 Vercel Web Analytics로 방문 통계를 수집합니다. 쿠키는 사용하지 않습니다.
- 수집 항목: 방문한 페이지, 방문 시각, 유입 경로(이전 사이트), 국가·지역, 브라우저·운영체제·기기 종류, '카카오톡 상담' 버튼 클릭(버튼 위치), '상담 신청 완료'(상담 유형·유입 경로 표시값). 이름·연락처·문의 내용은 통계로 보내지 않습니다.
- 목적: 홈페이지 이용 현황 파악과 개선
- 방식: 접속 요청 정보를 변환한 값으로 방문을 구분하고, 방문 구분 정보는 24시간 뒤 폐기됩니다(Vercel 설명).
- 보유: Vercel 요금제에 따른 통계 제공 기간(1~24개월)
- 거부: 브라우저의 추적 방지 기능이나 콘텐츠 차단 도구로 통계 스크립트를 막을 수 있으며, 막아도 홈페이지 이용에는 제한이 없습니다.
② 글꼴 — 홈페이지는 글꼴 파일을 외부 전송망(jsDelivr)에서 불러오며, 이 과정에서 접속 IP 주소가 전달됩니다.
③ 업무 시스템(직원 전용) — 로그인 유지를 위한 필수 쿠키를 사용합니다. 광고·행태 추적 목적의 쿠키는 사용하지 않습니다.
제12조 개인정보 보호책임자
- 개인정보 보호책임자: 이경훈 (세무사·대표)
- 연락처: 02-703-8485 / ctahoon55@seowontax.kr
개인정보 관련 문의·불만·피해구제는 위 연락처로 해 주시면 지체 없이 답변·처리합니다.
제13조 권익침해에 대한 구제방법
- 개인정보분쟁조정위원회 (kopico.go.kr, 1833-6972)
- 개인정보침해신고센터 (privacy.kisa.or.kr, 118)
- 대검찰청 (spo.go.kr, 1301) / 경찰청 사이버수사국 (ecrm.police.go.kr, 182)
제14조 개인정보 처리방침의 시행 및 변경
- 이 방침은 사무소가 처음 제정한 개인정보 처리방침으로, 2026년 10월 8일부터 시행합니다.
- 내용이 바뀌는 경우 시행 전에 홈페이지로 알리고, 이전 방침은 이 페이지에서 볼 수 있게 합니다.